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samedi 30 janvier 2021

Call for application: Receptionist /Medical secretrary

Centre de Cardiologie,Médecine Générale et de Spécialités
Call for application: Receptionist /Medical secretrary


CALL FOR APPLICATIONS

Centre de Cardiologie,Médecine Générale et de Spécialités for its activities in Douala, is looking for a Receptionist /Medical secretrary

Centre de Cardiologie, Médecine Générale et de Spécialités” is a non-governmental medical association providing assistance to populations in cardiology and other clinical matters irrespective of race, religion, creed or political convictions.

Related with our activities we are looking for a Receptionist/Medical Secretary

Primary Duties and Responsibilities:

The Receptionist is the initial contact person for clients, staff, and all visitors to the Center. This position is responsible for providing professional, courteous, and effective service in addition to other general office functions.

Responsibilities will include:
  • Answer all incoming calls during scheduled office hours and handle caller’s inquiries or provide referrals whenever possible, or redirect calls as appropriate.
  • Greet, assist, and/or direct visitors
  • Receive, direct, and relay telephone messages and general office emails.
  • Process incoming mail, date stamping, and distributing all general correspondence.
  • Maintain a welcoming and organized reception area, including stocking of informational materials.
  • Coordinate communications with job applicants including receiving and organizing applications for team, providing search status updates, scheduling of interviews, requests for references or other materials, and follow-up messaging.
  • Maintain an organized and up-to-date mailbox and administrative forms area.
  • Any other job within the secretariat field.
Education and Experience
  • Secretariat diploma or equivalent certificate in customer service field.
  • Having a medical field experience is an added advantage
  • Previous experience in professional administrative support or customer service for more than one year.
  • Fluent in both French and English.
Knowledge, Skills and Abilities
  • Proficient in all Microsoft programs including word processing (Word), spreadsheets (Excel), database, and email computer applications. Must easily learn database programs that organize client and/or contact information.
  • Detail-oriented and able to meet deadlines.
  • Able to manage multiple tasks simultaneously.
  • Experience with office equipment, including copiers and telephone systems.
  • Excellent interpersonal communication skills and relationship building skills to effectively work
  • With a variety of people and personalities, including developing relationships with clients, partners, suppliers, and staff. Able to communicate clearly in person and in writing.
  • Understand and display high levels of internal and external customer service, with excellent listening skills.
  • Ability to plan, prioritize, coordinate, and manage own work. Able to work unsupervised and solve routine problems independently, effectively and creatively.
  • Applies effective time management skills in order to meet all deadlines. Displays flexibility to meet organization’s unique needs. Works with a proactive, ownership approach to work and operates with a sense of urgency.
  • Work as an effective and proactive team-player; understand the importance of supporting coworkers.
  • Understands confidential nature of organization information and maintains confidences.
All applications (CV, cover letter, diplomas, working certificates, telephone number, etc.) must be sent by email to the following address ccmsrecruitment@gmail.com

Or physically deposited at the « Centre de Cardiologie, Médecine Générale et de Spécialités » at Nouvelle Route Bonakouamoung accross super marche Kado

Deadline for the reception of applications: 5th, February 2021

APPEL À CANDIDATURES

« Centre de Cardiologie, Médecine Générale et de Spécialités » pour ses activités à Douala, est à la recherche d’un réceptionniste/secret médicale.

« Centre de cardiologie, Médecine Générale et de Spécialités »
est une association médicale non gouvernementale qui aide les populations en cardiologie et autres questions cliniques, indépendamment de leur race, de leur religion, de leur croyance ou de leurs convictions politiques.

En lien avec nos activités, nous recherchons un réceptionniste/ secrétaire médicale

Fonctions et responsabilités primaires :

La réceptionniste est la personne de contact initiale pour les patients, le personnel et tous les visiteurs du Centre. Ce poste est responsable de fournir un service professionnel, courtois et efficace en plus d’autres fonctions générales de bureau.

Les responsabilités comprendront :
  • Répondre à tous les appels entrants pendant les heures de bureau prévues et traiter les demandes de renseignements de l’appelant, ou rediriger les appels le cas échéant.
  • Accueillir, assister et/ou diriger les visiteurs.
  • Recevoir, diriger et relayer des messages téléphoniques et des courriels de bureau général.
  • Traiter le courrier entrant, l’estampage des dates et la distribution de toute la correspondance générale.
  • Maintenir une aire d’accueil accueillante et organisée, y compris le stockage de matériel d’information.
  • Coordonner les communications avec les demandeurs d’emploi, y compris la réception et l’organisation des demandes pour l’équipe, fournir des mises à jour de l’état de recherche, la planification des entrevues, des rendez-vous medicaux, des demandes de références ou d’autres documents et des messages de suivi.
  • Maintenir une boîte aux lettres et des formulaires administratifs organisés et à jour.
  • Tout autre emploi dans le domaine du secrétariat.
Éducation et expérience
  • Diplôme de secrétariat ou certificat équivalent dans le domaine du service à la clientèle.
  • Avoir une expérience médicale sur le terrain est un avantage supplémentaire.
  • Expérience antérieure en support administratif professionnel ou service à la clientèle depuis plus d’un an.
  • Être bilingue (anglais et français)
Connaissances, compétences et capacités
  • Compétent dans tous les programmes Microsoft, y compris le traitement de texte (Word), les feuilles de calcul (Excel), la base de données et les applications informatiques par courriel. Doit facilement apprendre les programmes de base de données qui organisent les informations clients et/ou de contact.
  • Axé sur les détails et capable de respecter les délais.
  • Capable de gérer plusieurs tâches simultanément.
  • Expérience avec l’équipement de bureau, y compris les photocopieurs et les systèmes téléphoniques.
  • Excellentes aptitudes à la communication en personne et par écrit et aptitudes à établir des relations pour travailler efficacement avec une variété de personnes et de personnalités, y compris le développement de relations avec les clients, les partenaires, les fournisseurs et le personnel.
  • Comprendre et afficher des niveaux élevés de service à la clientèle interne et externe, avec d’excellentes capacités d’écoute.
  • Capacité de planifier, hiérarchiser, coordonner et gérer son propre travail. Capable de travailler sans surveillance et de résoudre les problèmes de routine indépendamment, efficacement et de façon créative.
  • Applique des compétences efficaces en gestion du temps afin de respecter toutes les échéances. Faire preuve de souplesse pour répondre aux besoins uniques de l’organisation. Fonctionner avec une approche proactive et de propriété du travail et fonctionne avec un sentiment d’urgence.
  • Travailler en tant que joueur d’équipe efficace et proactif ; comprendre l’importance de soutenir les collègues, être disponible.
  • Comprend la nature confidentielle de l’information de l’organisation et maintien des confidences.
Toutes les demandes (CV, lettre d’accompagnement, diplômes, certificats de travail, numéro de téléphone, etc.) doivent être envoyées par courrier à l’adresse ccmsrecruitment@gmail.com

Ou physiquement déposé au Centre de Cardiologie, Médecine Générale et de Spécialités à nouvelle Route Bonakouamoung en face super marche Kado

Date limite pour la réception des candidatures : 05 février 2021 

NB: Ne donnez pas d'argent pour obtenir un emploi


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