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mercredi, mai 19, 2021

Offre d'emploi: Un(e) Administrateur(trice) base

Première_Urgence_Internationale_(PUI)
Offre d'emploi: Un(e) Administrateur(trice) base

Contexte

Dans le cadre de sa stratégie d’intervention, Première Urgence Internationale prévoit d’apporter une réponse multisectorielle aux besoins de base des populations les plus vulnérables dans l’Extrême Nord. Cette réponse s’articule autour de deux projets qui seront mis en œuvre conjointement à partir des bases opérationnelles de PUI à Maroua et Kousseri :

Le projet RRM (Mécanisme de Réponse Rapide) financé par ECHO, en consortium avec ACF, vise à apporter une réponse d’urgence en Abris, Articles ménagers Essentiels, Eau Hygiène Assainissement aux besoins des populations nouvellement déplacées suite à un choc.

Le projet « Integrated Response to Food & Nutritional Insecurity for Lake Chad Basin crisis affected populations of the Far-North Region » financé par BHA vise à répondre aux causes immédiates de l'insécurité alimentaire et nutritionnelle à travers une approche intégrée (Assistance alimentaire, Nutrition et Eau Hygiène Assainissement)

Dans ce cadre, PUI recrute un (e) Administrateur (trice) base pour la base de Maroua.

Objectif global :

Sous la responsabilité directe du Coordinateur Terrain, et sous la responsabilité fonctionelle du/de la Coordinateur(trice) Administratif (ve) et Financier(e) (CAF) et du/ de la Responsable Ressources Humaines Mission, l’Administrateur(trice) Base Maroua est responsable du bon fonctionnement des services administration finance et ressources humaines de la base dans le respect des procédures PUI et bailleurs.

Responsabilités et champs d’actions
  • Assurer le suivi administratif et financier de la zone
  • Assurer la gestion administrative des ressources humaines sur sa zone de responsabilité
  • Assurer le management et la gestion administrative du personnel sous sa responsabilité hiérarchique
  • Participer au dimensionnement financier des projets, à leur élaboration, implémentation et clôture
  • Assurer le reporting et la circulation de l’information
Objectifs spécifiques et activités associées

1. ASSURER LE SUIVI ADMINISTRATIF ET FINANCIER DE LA ZONE
  • Il/Elle est responsable de l’optimisation des coûts, il/elle utilise les suivis budgétaires à cette fin et s’assure du bon approvisionnement financier de sa base.
  • Il/Elle participe à la mise à jour mensuelle et à l’analyse collective (techniques, administration et logistique) des suivis budgétaires, détecte les écarts et propose des ajustements au/à la Coordinateur Terrain de Maroua et au/à la CAF.
  • Il/Elle s’assure que la comptabilité est saisie selon les règles internes et communiquée au/à la CAF selon le calendrier établi, après validation du/de la Coordinateur Terrain de Maroua
  • Avec le/la CAF et le/la Coordinateur Terrain de Maroua, il/elle suit la trésorerie de sa base et supervise les paiements.
  • Avec le/la CAF et le/la Coordinateur Terrain de Maroua, il/elle s’assure qu’un système de contrôle interne est en place sur sa base.
  • Il/elle s’assure du respect de la procédure d’engagement des dépenses et participe à la validation des dossiers d’achat.
  • Il/Elle est le garant de la tenue des comptes (cloture comptable mensuelle et annuelle) et veille à ce titre à ce que les soldes de caisses et de comptes bancaires soient en permanence absolument justifiés par les pièces comptables appropriées.
2. ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DES RESSOURCES HUMAINES SUR SA ZONE DE RESPONSABILITE
  • Il/Elle participe au processus de recrutement ainsi qu’à toute décision de mettre fin à un contrat de travail du personnel national sur sa base.
  • Il/Elle assure ou délègue l’intégration de tout nouveau salarié sur sa base, et s’assure en particulier que les procédures logistiques, administratives, RH et financières, ainsi que les procédures d’utilisation des moyens de communication et de transport soient expliquées et comprises.
  • Il/Elle s’assure du respect du Règlement Intérieur de PUI sur sa base.
  • Il/Elle assure la gestion administrative du personnel national, en particulier des opérations de paie, du suivi des absences, de la constitution et mise à jour des dossiers du personnel ainsi que leur archivage.
  • Il/Elle prépare les profils des postes nationaux sous sa supervision directe, et les diffuse pour validation au Coordinateur Terrain de Maroua et à la coordination RH et tout autre référent potentiellement concerné (selon le poste).
  • Il/Elle complète la formation du personnel local si besoin.
  • Il/Elle est garant(e) du respect de la procédure disciplinaire et supervise tout processus disciplinaire mené au sein de la base (rédaction de la demande d’explication, entretien complémentaire etc…) et estéventuellement force de proposition en ce qui concerne les sanctions à appliquer en lien avec le Coordinateur Terrain et la coordination RH Capitale.
  • Il/Elle assure mensuellement au niveau de sa base, le suivi de la mise à jour des outils de suivi des ressources nationales: organigrammes, base de données, l’outil de suivi de gestion RH…, et veille à ce que ces outils soient transmis à la coordination ressources humaines.
  • Il/Elle veille à ce que tous les salariés nationaux aient une évaluation écrite au moins une fois par contrat et par an, et une fois l’analyse des évaluations faite, il/elle remonte les besoins de formation enregistrés au niveau de sa base.
  • Il/Elle est l’interlocuteur(trice) principal (e du personnel national pour toutes les demandes d’information concernant statut, couverture sociale, paye et les descriptions de poste et s’assure que toute information administrative relative au personnel est correctement relayée aux intéressés (contrat, congé, règlement intérieur, paiement salaire, etc.).
  • Il/Elle est sous la supervision du coordinateur terrain, le/ la garant (e) au niveau de la base du respect des règles de communication liée aux ressources humaines en interne (réunion d’information générale, réunion avec le délégués du personnel etc…) et en externe (avec les instances gouvernementales (CNPS, inspection du travail etc…).
  • Il/Elle veille à la gestion d’éventuels conflits interpersonnels sur sa base et rapporte au Coordinateur Terrain de Maroua dans le cas où il/elle ne parvienne seul/e à régler le différend.
  • Il/Elle est le garant de l’image de PUI dans sa zone d’intervention et veille à ce titre à ce que l’ensemble du personnel sous sa responsabilité ait un comportement en adéquation avec les valeurs défendues par l’organisation et respectueux de la culture locale.
3. ASSURER LE MANAGEMENT ET LA GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL SOUS SA RESPONSABILITE HIERARCHIQUE

  • Il/elle supervise toute l’équipe administrative de la base.
  • Il/elle planifie et organise les activités de l’équipe administrative de sa base.
  • Il/(Elle) recrute, évalue, élabore des plans d’action individuels aux membres de son équipe
  • Il/(Elle) assure la gestion administrative du personnel sous sa responsabilité hiérarchique en collaboration avec son supérieur hiérarchique.
  • Il/(Elle) renforce son équipe en réalisant des ateliers de renforcement des capacités en fonction des besoins identifiés.
  • Il/(Elle) élabore un planning de congés de son équipe en fonction des besoins.
  • Il/(Elle) tient des réunions hebdomadaires avec son équipe et s’assure que les objectifs sont réalisés dans les temps.
4. PARTICIPER AU DIMENSIONNEMENT FINANCIER DES PROJETS, A LEUR ELABORATION, IMPLEMENTATION ET CLÔTURE
  • Il/Elle participe, sous la supervision du coordinateur terrain, à l’élaboration des propositions de projet sur le plan financier (montage du budget, mise à jour du BOQ RH etc..) en lien avec les responsables projet et la coordination finance et RH en capiatle.
  • Il/Elle, sous la supervision du coordinateur terrain dimensionne les besoins en ressources humaines en lien avec les équipes programmes et logistiques.
  • Il/Elle alerte les équipes programmes en lien avec son supérieur hiérarchique des potentiels risques financierrs et/ou ressources humaines dans la mise en œuvres des activités du projet.
  • Il/Elle contribue activement aux audits externes et internes.
5. ASSURER LE REPORTING ET LA CIRCULATION DE L’INFORMATION
  • Il/Elle envoie les rapports internes et externes à son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e en respectant les délais de validation interne (Comptabilité / retour sur Suivis budgétaires / prévisionnel de trésorerie)
  • Il/Elle participe aux réunions de coordination interne dont il/elle est un membre actif.
Profil recherché:
  • Etre titulaire d’un Bacc+3 en gestion administrative et financière, Bacc + 5 apprécié.
Expérience Professionnelle :
  • Expérience d’au moins trois (03) ans continus dans un poste similaire dans une entreprise ou d’au moins un (01) an dans un poste similaire dans une organisation internationale.
  • Expérience en Gestion administrative et financière.
  • Expérience Gestion Ressources humaines.
  • Expérience à l’ internationale appréciée.
Connaissances et compétences obligatoires
  • Suivi et analyse budgétaire
  • Comptabilité
  • Ressources humaines
  • Gestion de conflit
  • Gestion d’équipe
  • Français
  • Excellente maîtrise du Pack Microsoft Office
Connaissances et compétences appréciées
Connaissances procédures bailleurs institutionnels (UE, OFDA, ECHO, AAP, BHA, agences UN…)
Anglais

Caractéristiques personnelles requises :
  • Capacité à travailler de façon autonome avec prise d’initiative et sens des responsabilités
  • Bonne résistance au stress et à l’isolement géographique
  • Sens de la diplomatie
  • Capacité d’analyse
  • Capacité d’adaptation et souplesse d’organisation
  • Organisation, rigueur et respect des échéances
  • Capacité à travailler et manager de manière professionnelle et mature
  • Capacité à travailler avec différents partenaires avec ouverture d’esprit et une communication adaptée
Conditions
  • Poste basé à Maroua (région de l’Extrême Nord)
  • Contrat à Durée Déterminée.
  • Salaire défini selon la grille salariale PUI.
  • Entrée en poste à partir du 21 juin 2021
LE (LA) CANDIDAT(E) DOIT DÉPOSER SON DOSSIER (LETTRE MOTIVATION, CV PAR MAIL A L’ADRESSE :

[email protected]

EN MENTIONNANT EN OBJET « PUI ADMIN BASE ».


LES DOSSIERS FOURNIS NE SERONT PAS RESTITUÉS AUX CANDIDATS

DATE LIMITE DE DÉPOT DES DOSSIERS : LE VENDREDI 28 MAI 2021.

NB: Ne donnez pas d'argent pour obtenir un emploi


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