Job advertisement: General Services Manager

Cameroon Desk
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About the Role:

Line Manager : General Services Coordinator - Cameroon

Category : 10G

Location : Douala

No of positions : 01

Type of contract : Permanent Contract

The role reports to the General Services Manager and ensures the smooth running of the company's internal services. He or she assists the General Services Manager in tasks related to non-production purchases or the involvement of external service providers. He or she also assists the General Services Manager in the supervision of canteen services. Nursing services and the coordination of travels and logistic for regional staff, external staff, local staff and visitors.
 
Le rôle rapporte au directeur des services généraux et assure le bon fonctionnement des services internes de l'entreprise. Il assiste le directeur des services généraux dans les tâches liées aux achats hors production ou à l'intervention de prestataires externes. Il assiste également le directeur des services généraux dans la supervision des services de cantine. Les services infirmiers et la coordination des déplacements et de la logistique pour le personnel régional, le personnel externe, le personnel local et les visiteurs.

Key responsibilities include:
  • Maintain the telephone switchboard (reception, transmission, call requests) in strict confidentiality
  • Assist GS Manager in welcoming and directing visitors or suppliers and putting them in touch with the departments or persons requested
  • Assist GS Manager in supervision of canteen services.
  • Assist GS Manager in carrying out ancillary transmission tasks (photocopying, faxing, binding, etc....) according to the instructions of the hierarchy and in strict compliance with the confidentiality of documents of a professional nature only
  • Receiving mail and invoices, scanning them, recording them and forwarding them to the RSGs for control in strict compliance with confidentialityC
  • Ensure the internal dispatching of mail on the instructions of his/her hierarchy and in strict compliance with confidentiality
  • Ensuring the proper functioning of the equipment under his/her responsibility and reporting any malfunctions to his/her superiors
  • Receive the delivery of office supplies and satisfy the needs of applicants in the absence of the GSR/RSG
  • Receive supplier cheques from DAF, inform suppliers by telephone and give them a receipt
  • Assist GS Manager in carry out General Service’s related errands as instructed by his/her line manager
  • Manages non-technical purchases and the personnel of his/her department (training, leave, absences and recruitment)
  • Assist GS Manager in the follow-up of the department's budget and the management of the Directorate's documents
  • Assist GS Manager in the management of the office supplies of the SIC CACAOS and the follow-up of the car fleet (Administration, Tomcard, claims declaration, etc...)
  • Assist GS Manager in the follow-up of the SIC CACAOS villas or other homes rented by SICC (inventory of SICC equipment, processing of requests from residents, water and electricity consumption, etc.)
  • Assist GS Manager in the administrative follow-up of air conditioning maintenance contracts, site cleaning and green spaces
  • Administratively assist GS Manager in manage all site cleaning staff
About You:
  • High school diploma or HND; at least 2 year of experience directly related to the duties and responsibilities specified.
  • Completed degree(s) from an accredited institution that are above the minimum education requirement may be substituted for experience on a year for year basis.
  • 03- 05 years minimum experience in a similar field.
  • Good computer skills (MS Word, Excel, PowerPoint, etc.);
  • Good command of French/English and possibly a third language;
  • Be able to work independently
  • Be rigorous and organized
  • Good courtesy skills and customer relations skills
  • Sense of initiative
  • Discretion and confidentiality
Les principales responsabilités comprennent :
  • Assister GS Manager dans la réalisation des tâches annexes de transmission (photocopie, fax, reliure, etc....) selon les instructions de la hiérarchie et dans le strict respect de la confidentialité des documents à caractère uniquement professionnel
  • Réception du courrier et des factures, les numériser , les enregistrer et les transmettre aux RSG pour contrôle dans le strict respect de la confidentialité dysfonctionnements à ses supérieurs
  • Recevoir la livraison des fournitures de bureau et satisfaire les besoins des demandeurs en l'absence du GSR/RSG Recevoir les chèques fournisseurs de DAF, informer les fournisseurs par téléphone et leur remettre un récépissé Assister le GS Manager dans la réalisation des services généraux courses connexes selon les instructions de son supérieur hiérarchique Gère les achats non techniques et le personnel de la haute son service (formation, congés, absences et recrutement) Assister le GS Manager dans le suivi du budget du service et la gestion des documents de la Direction Assister GS Manager dans la gestion des fournitures de bureau du SIC CACAOS et le suivi- du parc automobile (Administration, Tomcard, déclaration de sinistre, etc...) Assister le Responsable GS dans le suivi des villas SIC CACAOS ou autres logements loués par la SICC (inventaire des équipements SICC, traitement des demandes des riverains, eau et consommation d'électricité, etc.) Assister GS Manager dans le suivi administratif des contrats d'entretien de climatisation, nettoyage du site et des espaces verts Assister administrativement GS Manager dans la gestion de l'ensemble du personnel de nettoyage du site
À propos de vous :
  • Diplôme d'études secondaires ou HND ; au moins 2 ans d'expérience directement liée aux fonctions et responsabilités spécifiées.
  • Les diplômes obtenus par un établissement accrédité qui dépassent les exigences minimales en matière d'éducation peuvent remplacer l'expérience d'une année à l'autre. 03-05 ans d'expérience minimum dans un domaine similaire.
  • Bonnes compétences en informatique (MS Word, Excel, PowerPoint, etc.);
  • Bonne maîtrise du français/anglais et éventuellement d'une troisième langue;
  • Être capable de travailler de manière autonome
  • Être rigoureux et organisé
  • Bon sens de la courtoisie et de la relation client Sens de l'initiative Discrétion et confidentialité
NB: Ne donnez pas d'argent pour obtenir un emploi

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