Recrutement PUI: Employé(e) d’Administration

micael
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Dans le cadre de ses activités humanitaires,  L’association française Première Urgence Internationale recherche :UN(E) Employé(e) d’Administration

Contexte 

Première Urgence Internationale (PUI) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. Elle a pour objectif de répondre à l’ensemble des besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique. PUI est présente dans 22 pays, en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient, dans le Caucase et les Caraïbes, et intervient dans les domaines de la sécurité alimentaire, la santé, la nutrition, la réhabilitation d’infrastructures, l’eau, l’assainissement et la relance économique. 

PUI est présente au Cameroun depuis 2008, sur le front Est / Adamaoua tout d’abord puis dans l’Extrême Nord (EN) en 2014/2015, via sa base de Maroua. Elle y mène des activités d’urgence et de relèvement en Eau Hygiène et Assainissement (EHA), Sécurité Alimentaire Nutritionnelle et Moyens d’Existence (SANME), Articles Ménagers Essentiels (AME)/Abri. Depuis 2017, PUI s’est étendue dans le Logone-et-Chari (LC) depuis sa base de Kousseri où les équipes mènent des projets en SANME, EHA, Abri, AME dans le cadre du Rapid Response Mechanism (RRM).

En 2022 PUI a mis en place un RRM dans la région de l’Ouest. En effet, depuis quelques années, le Cameroun fait face à une crise interne dans les régions anglophones du Nord-Ouest et du Sud-Ouest (NOSO). Cette crise, initialement basée sur des revendications corporatistes des avocats et des enseignants, a progressivement basculé vers des revendications sécessionnistes fortes et des affrontements armés violents.
Ces événements entrainent d’importants déplacements de populations qui fuient vers des zones considérées comme plus sûres, notamment dans les régions du Littoral et de l’Ouest.
PUI souhaite poursuivre l’assistance aux personnes déplacées du NOSO dans la région de l’Ouest et étendre le RRM à la région du Littoral en 2023.

Dans ce cadre, PUI recrute un(e) Employé(e) d’Administration.

Objectif global :

  • Sous la responsabilité directe de l’Assistant Administratif/Financier/Ressources Humaines, l’Employé(e) Administration est en charge d’appuyer la gestion administrative, comptable, financière et des ressources humaines de la base.

Responsabilités et champs d’actions 

1. TENUE DE LA CAISSE
2. TENUE DE LA COMPTABILITE ET GESTION FINANCIERE
3. RESPECTER UN ARCHIVAGE CLAIR DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS, COMPTABLES ET RH 4. SUIVI DES RESSOURCES HUMAINES

Objectifs spécifiques et activités associée 

1. TENUE DE LA CAISSE

  • Il/Elle effectue les paiements (fournisseurs, charges, avances sur salaires) et autres transactions (cash, transferts et virements) conformément aux règles et procédures de PUI ;
  • Il/Elle assure le contrôle de la fermeture des avances de fonctionnement et des avances sur salaire le cas échéant ;
  • Il/Elle vérifie le solde des journaux et réconcilie avec les données comptables et remonte les écarts à l’Assistant Admin/Fin/Rh.

2. TENUE DE LA COMPTABILITE ET GESTION FINANCIERE:  

  • Il/Elle saisit les opérations de caisse dans les outils comptables (main courante) par code comptable et code analytique (imputation budgétaire) en respectant les procédures PUI ;
  • Il/Elle s’assure de la bonne affectation des dépenses sur les bons projets et les bonnes lignes budgétaires avec l’appui de l’Assistant Admin/Fin/Rh ;
  • Il/Elle effectue les demandes d’approvisionnement de caisse afin d’assurer une bonne gestion de la trésorerie de la base ;
  • Il/Elle vérifie la conformité des documents comptables de l’ensemble des opérations de la base selon les règles et procédures de PUI et procède aux régularisations nécessaires ;
  • Il/Elle réalise les contrôles mensuels et annuels des journaux comptables et prépare les éléments de la clôture comptable mensuelle et annuelle sous la supervision l’Assistant Admin/Fin/Rh avant importation.
  • Check exhaustif de la Main courante ;
  • Inventaire physique de caisse, coffre et pièces justificatives ;
  • Rapprochement bancaire ;
  • Suivi des avances ouvertes ;
  • Audit comptable mensuel et régularisations ; 
  • Suivi des consommations des tom cartes.

3. ARCHIVAGE CLAIR DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS, COMPTABLES ET RH 

ARCHIVAGE CLAIR DES DOCUMENTS COMPTABLES

  • Il/Elle met à jour le plan d’archivage de la comptabilité en respectant les procédures PUI ;
  • Après la clôture comptable du mois N, Il/Elle édite les vouchers de la comptabilité du mois N-1 dans SAGA et les rajoutent à toutes les pièces des journaux comptables avant de procéder à l’archivage numérique de chaque pièce dans son journal ;
  • Après l’archivage numérique des pièces, Il/Elle assure le rangement de chaque pièce comptable avec son voucher dans les classeurs suivant les procédures PUI ;
  • Il/Elle prépare l’envoi des archives comptables (numériques et physiques) en coordination finance avec l’appui de la logistique et suit leur réception par l’Administratrice Finance Coordination ; 
  • Il/Elle assure l’archivage sur disque dur des dossiers comptables et leur transmission à l’Assistant Admin//Fin/Rh dans le respect de la procédure mise en place.

ARCHIVAGE CLAIR DES DOCUMENTS RH

  • Il/Elle réalise le classement et l’archivage des documents RH suivant les procédures PUI ;
  • Il réceptionne et range tous les documents RH des staffs selon le plan défini sur la base ;
  • Il/Elle appuie l’Assistant Admin/Fin/Rh dans l’archivage numérique des documents RH des staffs et le classement dans les dossiers RH des staffs ;
  • Il/Elle prépare l’envoi des archives RH (numériques et physiques) en coordination RH avec l’appui de la logistique et suit leur réception par le Chargé RH;
  • Il/Elle assure l’archivage sur disque dur des dossiers RH et leur transmission à l’Assistant Admin//Fin/Rh dans le respect de la procédure mise en place ;
  • Il/Elle assure l’enregistrement des courriers arrivé et départ et leur archivage numérique.

4. SUIVI DES RESSOURCES HUMAINES 

  • Il/Elle assure le respect du Règlement Intérieur par l’ensemble du personnel.
  • Il/Elle facilite la communication des notes de service ou toute autre information RH pertinente entre l’administration et l’ensemble du personnel ;
  • Il/Elle collecte les informations mensuelles de préparation des avances, de la paie et les transmet pour validation à l’Assistant Admin/Fin/Rh (absences, congés et justificatifs divers) ;
  • Il/Elle appui l’Assistant Admin/Fin/Rh dans la mise à jour mensuelle tous les outils du pack RH ;
  • Il/Elle assure la distribution, la signature, l’archivage et le renvoi à la coordination RH des bulletins de paie ;
  • Il/Elle assure la constitution des dossiers administratifs individuels de chaque salarié ;
  • Il/Elle appui l’Assistant Admin/Fin/Rh dans les processus de recrutement sur la base: Demande de recrutement, élaboration des offres, leur diffusion, appel des candidats ; 
  • Il/Elle participe à l’élaboration de nouvelles procédures et dispositifs RH sur la base ;
  • Il/elle appuie l’Assistant Admin/Fin/Rh durant tout processus disciplinaire concernant un membre de l’équipe PUI ; - Il/Elle participe à la demande de l’administration à diverses réunions (recrutement, formation etc…).

La liste des tâches décrites ci-dessus constitue le cadre général de vos fonctions, votre profil de poste pourra être reprécisé ou modifié sur votre demande, sur demande de votre supérieur hiérarchique et après validation de l’administration.

PROFIL

  • Être titulaire d’un Bac+2 en finance et comptabilité ou administration des entreprises.

Expérience Professionnelle :

  • Expérience d’au moins d’un an en comptabilité et finance, plus particulièrement en ONG Nationales ou Internationales.
Connaissances et compétences obligatoires
  • Tenue de la caisse
  • Comptabilité
  • Gestion des Ressources Humaines
  • Archivage
  • Français

Connaissances et compétences appréciées

  • Tenue de la banque
  • Humanitaire 
  • Gestion administrative
  • Bonne capacité rédactionnelle
  • SAGA
  • Anglais

Caractéristiques personnelles requises :

  • Honnêteté, transparence, impartialité et intégrité
  • Professionnalisme / sens des responsabilités
  • Ponctualité
  • Rigueur et précision
  • Détermination
  • Bonne présentation
  • Flexibilité face aux imprévus
  • Sens de l’initiative

Conditions

  • Poste basé à Bafoussam (région de l’Ouest) - Contrat à Durée Déterminée.
  • Salaire défini selon la grille salariale PUI.
  • Entrée en poste en Mars 2023.
  • Les candidats ressortissants de la localité de recrutement et/ou résidant seront priorisés.
  • Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

COMMENT POSTULER? 

LE (LA) CANDIDAT(E) DOIT RENSEIGNER LE QUESTIONNAIRE EN LIGNE VIA LE LIEN https://forms.office.com/Pages/ResponsePage.aspx?id=K-qPwVmLHEikU3LK3T1ufTV7SuMnUmJKmqcYFWUagBFUMUdIOUk0REtJTk04TkxYMlVLVk9NRTZDNC4u  PUIS ENVOYER SON DOSSIER (UNIQUEMENT LETTRE DE MOTIVATION ET CV), A L’ADRESSE MAIL baf.ast.adm@premiere-urgence-cmr.org « SON NOM+ L’INTITULE DU POSTE » EN OBJET.

LES DOSSIERS FOURNIS NE SERONT PAS RESTITUÉS AUX CANDIDATS.
1- LE/ LA CANDIDAT(E) DOIT PRECISER EXPLICITEMENT LE POSTE POUR LEQUEL IL/ELLE POSTULE.
2- SEULS LES CANDIDATS PRESELECTIONNES SERONT CONTACTES PERSONNELLEMENT.
3- LES ORIGINAUX DES DIPLOMES, CERTIFICAT DE TRAVAIL, RECOMMANDATIONS DEVRONT ETRE APPORTES PAR LES CANDIDATS CONVOQUES POUR LES TESTS ET ENTRETIENS.

DATE LIMITE DE DÉPOT DES DOSSIERS : Jeudi 16 Mars 2023. 

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