Appel à candidature: Assistante de direction

BEETLE HERITAGE HOLDING SA recherche actuellement pour son siège basé à Douala, une (01) Assistante de direction.

L’ASSISTANTE DE DIRECTION rattachée à la Direction Générale aura pour principale mission de contribuer à la réalisation des tâches et missions de pilotage du Président Directeur Général afin d’améliorer l’organisation de ses activités ; Elle est l’interface relationnelle, en amont et en aval, entre le Président Directeur Général et les différents interlocuteurs internes et externes.

Activités

Secrétariat de direction et assistanat particulier du Directeur général:

Organiser les plannings et les déplacements du Directeur général ;
Gestion de son agenda: prise des rendez-vous en fonction des priorités ;
Rappeler des informations importantes et transmettre des messages ;
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ;
Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
Organiser le classement et l’archivage des dossiers ;
Planifier et organiser des réunions et des évènements (instances, séminaires…) : rédiger les comptes rendus, suivre les relevés de décisions et exécution des actions assignées, préparer les supports, assurer la logistique ;

Gestion et suivi des dossiers

Collecter les informations nécessaires au suivi des dossiers pour aide à la prise de décision et au pilotage ;
Concevoir des tableaux de bord et/ou des tableaux de suivi ;
Instruire et assurer le suivi des dossiers du directeur général (notes, synthèses, préparation des actes administratifs…) ;
Participer à la gestion du budget de la Direction générale (élaboration, exécution, suivi) ;
Communication interne et externe ;
Piloter certaines actions de communication interne et veiller à la bonne diffusion des informations
Concevoir, mettre à jour et diffuser les différents outils/supports de communication du directeur général (web, intranet, newsletter…) ;

Encadrement / coordination

Réaliser et coordonner des opérations particulières de tout ou partie d’un projet délégué par son responsable ;
Gestion des notes de frais ;
Suivi du calendrier des projets en cours ;
Interface avec les autres entités du Groupe, les prestataires, les équipes en place, clients etc. ;
Coordination des activités du siège sur délégation expresse de pouvoir ;
Organisation, coordination, supervision et suivi des activités des collaborateurs placés sous sa responsabilité.

PROFIL

Niveau académique : BTS Secrétariat / Bureautique, Licence lettres ou langues, autres diplômes de type baccalauréat + 3 ;
Formation et/ou qualification complémentaires (atout) : Formation secrétariat et bureautique ;
Expérience professionnelle : 03 ans minimum à un poste similaire;

COMPETENCES TECHNIQUES

Maîtriser les outils de secrétariat et de bureautique ;
Savoir mettre en œuvre des techniques de synthèse (qualités rédactionnelles et d’analyse), ainsi que de reporting (savoir rendre compte) et de suivi d’activité ;
Savoir mettre en œuvre la démarche et les outils de gestion de projet (planification, coordination…) ;
Savoir anticiper ses propres échéances et sur celles de son responsable hiérarchique ;
Savoir appréhender les urgences et dégager les priorités ;
Maîtriser les techniques de communication écrite et orale.
Vous appréciez travailler en équipe et êtes résistant au stress.
Votre réactivité, votre disponibilité, vous permettront de vous épanouir pleinement à nos côtés.