Mission :
- Assurer le secrétariat de la Direction Générale du Groupe ainsi que les procédures d’importation en collaboration avec le transitaire du Groupe.
SECRETARIAT
- Gérer l’Agenda et l’emploi tu temps quotidien du Président Directeur Général
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…)
- Accueillir, informer et orienter les personnels et usagers de l’établissement
- Gérer le courrier
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
- Accueillir physiquement les rendez-vous
- Saisir, mettre en forme divers documents (courriers, rapports, convocations, etc.), les reproduire et/ou les scanner et les diffuser
- Mettre à jour les bases de données utilisées au niveau du secrétariat ; annuaire, numéros des comptes, etc.
- Réalisation des mailings
- Classer et archiver (papier et numérique) les documents et les informations
- Préparer différentes réunions et en réaliser les comptes rendus (réunions chefs de service, etc.) au besoin
- Assurer l’acheminement des bons de commande des fournitures de bureau des différents services
- Etablissements des ordres de virements et acheminement pour signature
- Rédaction des rapports (situations des importations du groupe et autres comptes rendus)
- Gérer les notes de frais
- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons
- Assister le PCA dans ses activités.
- Suivre la procédure d’importation des marchandises (de l’ouverture de la déclaration d’importation à la réception des documents de douane pour archivage) :
- S’assurer que tous les documents d’importation soient à jour et disponibles
- S’assurer du respect des formalités préalables aux opérations d’importations
- Veiller au respect de la procédure complète d’importation.
- Constitution et préparation des dossiers de voyage depuis la demande de visa au voyage proprement dit et des ordres de mission
- Assurer la gestion des demandes de réservation de billets d’avions lors des déplacements du personnel et en lien avec la logistique, les réservations d’hôtels des invités
- Gérer les dossiers administratifs nécessaires (permis, facture, etc.)
- Faire des propositions pour la mise à jour des contrats avec les prestataires (hôtels, transports de colis)
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…)
- Exécuter les autres tâches demandées par la hiérarchie
- Niveau académique Bac G1/Licence professionnelle en Logistique & transport
- 05 ans d’expérience similaire.
- Maitrise de Microsoft office
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