Poste : Assistant, Employee Services / Assistant, Services aux
Employé
Want to make a positive difference to the future of people and our one shared
home, the Earth? Working at WWF could be your opportunity of a lifetime.
All around the world, people are waking up to the deepening crisis of nature
loss. A growing realisation that nature is our life-support system. And that
nobody will be spared from the impacts of its loss. Here at WWF, we are
helping to tackle this enormous global challenge.
Our people come from hugely diverse backgrounds and with a variety of
expertise, ranging from HR and finance to advocacy and conservation science.
We welcome applications from anyone who believes they can help us create a
better future for people and wildlife.
What we do
We are an independent conservation organisation, striving to sustain the
natural world for the benefit of people and wildlife. From individuals and
communities to business and government, we are part of a growing coalition
calling on world leaders to set nature on the path to recovery by 2030.
Together, we seek to protect and restore natural habitats, stop the mass
extinction of wildlife, and make the way we produce and consume sustainable.
LOCATION/LIEU DU TRAVAIL: Yaoundé (Cameroon) or Woking (UK) or Zeist
(Netherlands)
Contract : Fixed term from ASAP to 31.12.2024
MISSION OF THE DEPARTMENT
- To drive the right culture and working environment in WWF Network by ensuring embedding of our agreed network core values and standards;
- To develop the right P&C standards, policies, procedures, systems and platforms in-order to attract, develop and retain the right people for the organisation;
- To create the optimal working environment in which the staff are able to perform at the highest level and hence are able to maximise their contribution towards the conservation goals.
MAJOR FUNCTIONS
To support the Employee Services team with all employee related administration
and basic operational issues ( updating staff changes, basic employee letters,
checking and processing invoices, staff enrolment to insurances, etc). to
ensure consistency in process and to provide timely and professional services
to our internal clients, and key stakeholders and to ensure that the Shared
Services function is viewed as a center of excellence.
Major Duties and Responsibilities
- Provide support for HR administration tasks and letters and Hub administration maintenance;
- Enrol and disenroll staff with various insurance providers, ensuring data accuracy;
- Local enrolment to family allowances, social security and any other local legal administration issues;
- Administrate and ensure timely support, of basic employee requests/information as required;
- Process invoices and liaise with Finance department as required;
- rovide support on the employee file’s management, filing;
- Manage the Oracle HR module on enrolment and updates;
- Act as the Specialist, Employee Services backup on whole administration.
Required Qualifications:
Commercial diploma; 2-3 years’ experience working in an administrative
capacity in a complex global environment with multiple demanding stakeholders
- within a HR function.
Required Skills and Competencies:
Embraces the WWF mission and values of the organisation: Courage, Integrity,
Respect & Collaboration.Excellent organisational, administrative,
multitasking and prioritisation skills Strong proactive customer focus;
Comfortable working virtually across time zones. Team player and ability to
take initiative; Patient and able to deal with ambiguity, fast-paced and
constantly shifting situations; Diplomacy and ability to deal with demanding
individuals and confidential issues; Ability to build relationships and foster
effective communication; both orally and in writing; Knowledge of social media
tools, online learning tools; Attention to detail and basic Excel
skills;Ideally some knowledge of GDPR regulations;Fluent English, other
languages advantageous;Interest in conservation and WWF's work.
5 WORKING RELATIONSHIPS
Internal: Works closely with both the WWF International and Network HR
teams as well as staff at all levels. Responds/delegates as appropriate, to
queries coming from other WWF
International staff: External: Interacts with suppliers and
partners on occasion.
FRENCH VERSION
MISSION DU DÉPARTEMENT
- Promouvoir une culture et un environnement de travail adéquats au sein du réseau WWF en veillant à l'intégration de nos valeurs et normes fondamentales convenues au sein du réseau ;
- Développer les normes, les politiques, les procédures, les systèmes et les plateformes de P&C adéquats afin d'attirer, de développer et de retenir les bonnes personnes pour l'organisation ;
- Créer un environnement de travail optimal dans lequel le personnel est en mesure de travailler au plus haut niveau et donc de maximiser sa contribution aux objectifs de conservation.
FONCTIONS PRINCIPALES
Soutenir l'équipe des services aux employés pour toutes les questions
administratives et opérationnelles de base liées aux employés (mise à jour des
changements de personnel, lettres de base aux employés, vérification et
traitement des factures, adhésion du personnel aux assurances, etc.). Assurer
la cohérence du processus et fournir des services professionnels et opportuns
à nos clients internes et aux principales parties prenantes, et veiller à ce
que la fonction des services partagés soit considérée comme un centre
d'excellence.
Tâches et responsabilités principales
Fournir un soutien pour les tâches d'administration des RH, les lettres et la
maintenance de l'administration du Hub ;Inscrire et désinscrire le personnel
auprès de divers fournisseurs d'assurance, en veillant à l'exactitude des
données ;Inscription locale aux allocations familiales, à la sécurité sociale
et à toute autre question d'administration légale locale ; Administrer les
demandes et informations de base des employés et veiller à ce qu'elles soient
traitées en temps utile, le cas échéant ;Traiter les factures et assurer la
liaison avec le département des finances, le cas échéant ;Apporter un soutien
à la gestion et au classement des dossiers des employés ;Gérer le module
Oracle HR pour l'inscription et les mises à jour ; Agir en tant que
spécialiste des services aux employés pour l'ensemble de l'administration.
Qualifications requises
Diplôme commercial : 2 à 3 ans d'expérience dans des fonctions administratives
au sein d'un environnement mondial complexe, avec de multiples parties
prenantes exigeantes, dans une fonction RH;avec de multiples parties prenantes
exigeantes - au sein d'une fonction RH.
Aptitudes et compétences requises:
- Adhérer à la mission du WWF et aux valeurs de l'organisation : Courage, Intégrité, Respect et Collaboration.
- Excellentes compétences en matière d'organisation, d'administration, de multitâche et de hiérarchisation des priorités. Forte orientation client proactive ;
- Capacité à travailler virtuellement sur plusieurs fuseaux horaires.
- Esprit d'équipe et capacité à prendre des initiatives ;
- Patience et capacité à faire face à l'ambiguïté, à un rythme rapide et à des situations en constante évolution ;
- Diplomatie et capacité à traiter avec des personnes exigeantes et des questions confidentielles ;
- Capacité à nouer des relations et à favoriser une communication efficace, tant à l'oral qu'à l'écrit; Connaissance des outils de médias sociaux et des outils d'apprentissage en ligne ;
- Souci du détail et compétences de base en Excel ;
- Idéalement, une certaine connaissance des réglementations GDPR ;
- Anglais courant, autres langues souhaitées ;Intérêt pour la conservation et le travail du WWF.
RELATIONS DE TRAVAIL
Interne : Travaille en étroite collaboration avec les équipes RH du WWF
International et du réseau, ainsi qu'avec le personnel à tous les niveaux. à
tous les niveaux. Répond / délègue, le cas échéant, aux demandes émanant
d'autres membres du personnel de WWF International.
International.
Externe: Interagit avec les fournisseurs et les partenaires à l'occasion.
How to apply
Only one single document can be uploaded through our platform. Please upload
your covering letter and CV in English as one file. We will give priority to
applications CV and Covering Letter.
Deadline for applications: by 21 April 2024.
Work permit restrictions may apply.
Early application is encouraged as we will review applications throughout the
advertising period and reserve the right to close the advert early.
WWF is an equal opportunity employer and committed to having a diverse
workforce.
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