L'Organisation des Nations unies pour l'éducation recrutement actuellement pour les besoins de ses services 01Adjoint-e administratif-ve
Numéro du poste : 6CMADM0704RPClasse : G-5
Secteur de tutelle : Secteur de l’administration et du management (ADM)
Lieu d'affectation: Yaounde
Famille d'emplois: Administration
Type de contrat : Engagement de durée définie - Hors Siège
Durée du contrat : 2 ans, renouvelable
Recrutement ouvert à : Candidats internes et externes
Clôture des candidatures (minuit heure de Paris) : 22-JAN-2024
(Seuls les candidats qui ont le droit de travailler au Cameroun peuvent postuler à ce poste.)
APERÇU DES FONCTIONS DU POSTE
Sous l’autorité générale déléguée du Directeur du Bureau régional de l’UNESCO pour l’Afrique centrale à Yaoundé et sous la supervision directe du Spécialiste des finances et de l’administration ou de l’Assistant administratif et financier hors classe, selon le cas, l’Assistant(e) administratif(ve) fournit une série de services d’appui administratif conformément aux Règles, pratiques, normes et procédures de l’UNESCO.
Responsabilités générales :
- Agir à titre d’agent de certification jusqu’au niveau autorisé délégué par le chef de la direction financière.
- Rédiger et préparer de la correspondance courante, des notes de service et des rapports non fondés.
- Tenir à jour des dossiers confidentiels et généraux et établir des systèmes de référence.
- Aider à la préparation de rapports budgétaires et financiers, de statistiques ou de projections à l’intention des gestionnaires.
- Examiner les projets de rapports, vérifier l’exactitude et la cohérence globales, vérifier la cohérence des chiffres.
- Aider, s’il y a lieu, à superviser les activités liées à l’entretien des bureaux, à la sécurité, au transport et à d’autres services similaires.
- Fournir des conseils et des interprétations sur les règles, les règlements et les procédures administratives non complexes.
Responsabilités financières :
- Assister et informer le superviseur sur la situation financière, en utilisant les systèmes d’information de gestion et les rapports.
- Coder, enregistrer et rapprocher les transactions comptables.
- Vérifier et traiter les paiements.
- Tenir des comptes spécifiques, calculer et compiler des données financières, préparer des rapports de routine.
- Générez des rapports de dépenses à partir des systèmes automatisés.
- Fournir une assistance et des conseils au personnel sur les procédures financières de base, les exigences relatives aux paiements et les dispositions bancaires et monétaires.
- Agir en tant que point focal de la banque en charge de la réconciliation.
- Suivi des documents bancaires.
Responsabilités budgétaires :
- Suivre et contrôler les engagements et les dépenses.
- Préparer des estimations de coûts détaillées et d’autres données à utiliser dans l’analyse budgétaire et les propositions.
- Assurer le suivi des niveaux budgétaires et alerter le superviseur et les gestionnaires concernés afin d’éviter d’éventuels déficits de fonds (en validant l’information et en identifiant toute erreur ou irrégularité).
- Générer des rapports de dépenses à partir des bases de données automatisées du système d’information ; compiler les données budgétaires.
- Aider à la préparation, à l’estimation des coûts et à la finalisation des rapports budgétaires, effectuer une analyse préliminaire des écarts entre les budgets et les dépenses réelles ; Vérifier la cohérence des chiffres.
- Examiner l’exactitude et la cohérence globales des ébauches de rapports ; vérifier la cohérence des chiffres.
- Identifier toute autre anomalie ou erreur ; Alerter le superviseur et effectuer des transactions pour corriger les erreurs et les omissions.
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Responsabilités en matière de ressources humaines (RH) :
- Aider dans les questions administratives RH.
- Rédiger la correspondance et d’autres documents pour les actions du personnel, assurer le suivi des actions RH à venir, maintenir la base de données.
- Récupérer et analyser les données RH des systèmes automatisés ; Alerter le superviseur des incohérences/erreurs et proposer des mesures correctives.
- Traiter les salaires, les droits, les réclamations, les contrats non liés au personnel, etc., conformément aux lignes directrices et procédures établies.
- Fournir une assistance, des conseils et des séances d’information au personnel nouvellement arrivé, aux experts et aux consultants sur les procédures de base ; aider et appuyer les questions relatives aux visas, aux cartes d’identité, aux permis de conduire et à d’autres documents relatifs au personnel nécessaires, conformément aux exigences de l’Organisation et du pays hôte (assurer la liaison, le cas échéant, avec le Ministère des affaires étrangères).
- Assister dans les formalités préalables au recrutement et fournir un soutien dans le déroulement du processus de recrutement ; Coordonner les calendriers d’entrevues, préparer l’ordre du jour et la documentation.
Logistique
- Expédition : prendre des dispositions, aider et conseiller sur l’expédition ; assurer la liaison avec les douanes.
- Approvisionnement : aider à lancer des mesures d’approvisionnement, à préparer des bons de commande et des contrats, surveiller l’état des demandes et maintenir le contact avec les fournisseurs.
- Voyages : aider et fournir des conseils dans la préparation des plans de voyage, examiner les demandes de remboursement de voyage, préparer les ordres de voyage ; d’accorder des avances de voyage.
- Aider dans toutes les questions liées à la sécurité. Assurer la liaison et coopérer avec le Département de la sûreté et de la sécurité des Nations Unies sur les questions liées à la sûreté et à la sécurité.
COMPÉTENCES (Tronc Commun / Manager)
- Responsabilité (C)
- Communication (C)
- L’innovation (C)
- Partage des connaissances et amélioration continue (C)
- Planification et organisation (C)
- Accent mis sur les résultats (C)
- Travail d’équipe (C)
- Professionnalisme (C)
QUALIFICATIONS REQUISES
Éducation
- Diplôme d’études secondaires, techniques ou professionnelles.
Expérience professionnelle
- Minimum de cinq (5) années d’expérience professionnelle pertinente dans le domaine de l’administration, des ressources humaines, des finances et de l’approvisionnement, ou dans des domaines connexes.
Aptitudes et compétences
- Compétences interpersonnelles : professionnalisme, intégrité et esprit d’équipe.
- Excellentes capacités d’analyse et techniques.
- Bonnes compétences interpersonnelles et de communication, y compris la préparation de la correspondance et la correction de documents.
- Compétences en matière de planification et de coordination et capacité avérée à établir des priorités et à organiser son propre travail.
- Capacité à prendre des initiatives et à fournir un soutien et des services de qualité en temps opportun.
- Capacité à identifier les erreurs ou les irrégularités et à proposer des mesures correctives.
- Très bonnes compétences informatiques, utilisant MS Office (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, etc.).
Traduction
- Excellente connaissance (écrite et parlée) du français ou de l’anglais et bonne connaissance de la langue seconde.
QUALIFICATIONS SOUHAITABLES
Éducation
- Formation/certification en comptabilité, en finance ou en administration, ou dans tout autre domaine connexe.
Expérience professionnelle
- Expérience professionnelle au sein du système des Nations Unies ou d’une organisation internationale.
Aptitudes et compétences
- Connaissance des ERP (progiciels de gestion intégrés), tels que SAP (System Applications and Products in Data Processing) ou d’autres systèmes connexes.
- Capacité à travailler et à traiter avec efficacité et tact avec une variété de parties prenantes dans un environnement multiculturel.
Traduction
Connaissance de l’espagnol et/ou du portugais.
Connaissance d’autres langues officielles de l’UNESCO (arabe, chinois ou russe).
COMMENT POSTULER ?
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