Offre d'emploi : Assistante d'équipe
- Emploi #: req30853
- Organisation: Banque mondiale
- Secteur: Soutien administratif/de bureau
- Grade: FR
- Durée du mandat : 2 ans 0 mois
- Type de recrutement : Recrutement local
- Emplacement: Yaoundé, Cameroun
- Date de clôture : 01/02/2025 à 23h59 UTC
Description
Vous souhaitez bâtir une carrière qui en vaut vraiment la peine ? Travailler
au sein du Groupe de la Banque mondiale vous offre une occasion unique d'aider
nos clients à résoudre leurs plus grands défis de développement. Le Groupe de
la Banque mondiale est l'une des plus grandes sources de financement et de
connaissances pour les pays en développement ; un partenariat mondial unique
de cinq institutions dédiées à mettre fin à l'extrême pauvreté, à accroître la
prospérité partagée et à promouvoir le développement durable. Avec 189 pays
membres et plus de 120 bureaux dans le monde, nous travaillons avec des
partenaires des secteurs public et privé, en investissant dans des projets
novateurs et en utilisant les données, la recherche et la technologie pour
développer des solutions aux défis mondiaux les plus urgents. Pour plus
d'informations, visitez www.worldbank.org
Le bureau de pays de la Banque mondiale au Cameroun recherche des personnes
très organisées, dynamiques et expérimentées, capables de travailler
efficacement dans un environnement très exigeant et en évolution rapide pour
servir d'assistants d'équipe. Les assistants d'équipe seront sous la
supervision directe du responsable des opérations (OM) qui est responsable de
leur développement technique et professionnel et de l'évaluation des
performances. Les assistants d'équipe font partie intégrante de l'équipe de
soutien administratif et client (ACS) du bureau de pays du Cameroun. Ils
fourniront un soutien administratif et client au personnel opérationnel. Le
poste implique une interaction fréquente avec d’autres unités
institutionnelles, le personnel d’autres sites (au niveau local et
international), des représentants du gouvernement, des consultants et des
organisations externes.
Veuillez noter que ce recrutement est pour 4 postes.
RÔLES ET RESPONSABILITÉS
Les fonctions comprennent, sans s'y limiter :
Soutien opérationnel, logistique et administratif
- Faire partie intégrante des équipes de travail avec pour objectif d'obtenir des résultats. Cela nécessite d'anticiper, de prêter attention aux détails, de résoudre les problèmes, d'être proactif, de connaître les parties prenantes concernées, d'alerter les cadres supérieurs de tout problème qui pourrait entraver les objectifs.
- Suivre les procédures standard de traitement de la correspondance conformément aux directives en vigueur. La capacité de rédiger de la correspondance courante (lettres standard, mémos, etc.) conforme aux normes de l'organisation, en utilisant une grammaire, une ponctuation et un style appropriés est essentielle. La capacité de relire est également requise.
- Utiliser des compétences en traitement de bureau pour produire des textes complexes, des rapports, des présentations, des tableaux, des figures, des graphiques, etc., selon le format et la distribution de la Banque mondiale.
- Alerter les équipes de projet des délais (aide-mémoire, rapport sur l'état d'avancement et les résultats de la mise en œuvre, rapport d'achèvement et les résultats de la mise en œuvre, etc.) conformément aux directives, et s'assurer que les jalons sont mis à jour dans le système de la Banque mondiale (portail des opérations).
- Rédiger les procès-verbaux des réunions.
- Capacité et facilité à soutenir une mission d'équipe virtuelle ou sur le terrain pendant toutes les étapes du projet (préparation, supervision et réalisation) sans délai. Rappeler aux équipes venant en mission les exigences de voyage et assurer la logistique de la mission, y compris les visas, la réservation de salle, la prise en charge/le dépôt des membres de l'équipe. Faire des demandes de voyage pour les consultants ou autres membres de la mission.
- Capacité à organiser des réunions de haut niveau/multisectorielles, des ateliers, des conférences et des séminaires.
- Traiter les contrats des consultants à court terme (STC) en étroite collaboration avec le chef d'équipe de travail et aider aux exigences de clôture de fin d'année, ce qui comprend l'examen et le suivi pour s'assurer que les engagements et les soldes des consultants sont payés et que les contrats sont clôturés en conséquence pour les tâches dirigées par l'unité, en particulier pendant le dernier trimestre de l'exercice.
Gestion de l'information et interaction avec les clients
- •Répondre aux requêtes internes et externes sur le portefeuille assigné ou, si nécessaire, prendre des messages téléphoniques précis et complets et les acheminer aux personnes appropriées pour qu'elles les traitent.
- •Tenir à jour les listes de distribution, les listes de téléphone/adresses des contacts du projet/produit et distribuer les documents pour l'équipe.
- Coordonner avec les unités de service et assurer une liaison régulière avec les membres de l'équipe à Washington et dans le bureau de pays.
- Suivre et rendre compte des aspects appropriés des activités opérationnelles de l'équipe.
Gestion du temps et planification logistique
- Coordonner la gestion du temps et les calendriers, en tenant compte des priorités actuelles et futures, anticiper et surveiller les changements et communiquer les informations.
- Suivre les tâches assignées/les étapes du projet/les calendriers à l'aide de technologies modernes de gestion de bureau, coordonner avec le personnel concerné, fournir une assistance et/ou des informations sur les questions liées au projet.
- Résoudre les problèmes non routiniers de manière créative et ingénieuse et aider à la préparation et à la planification logistique de divers événements, par exemple des conférences, des ateliers, des négociations, des présentations au conseil d'administration et des signatures, etc.
Autres tâches
- Servir de remplaçant aux autres membres du personnel et aux assistants de l'équipe de travail sur les tâches de projet et administratives.
- Effectuer occasionnellement des tâches analytiques à la demande du chef d'équipe.
Critères de sélection
- Minimum de baccalauréat.
- Au moins 2 à 3 ans d'expérience directe pertinente en soutien de bureau dans une grande organisation internationale ou multinationale ou une entreprise ou un organisme de service public.
- Maîtrise du français et de l'anglais (oral et écrit). Excellentes compétences rédactionnelles en français.
- Familiarité avec le protocole diplomatique et la communication diplomatique (englobant la correspondance écrite).
- Connaissance pratique du traitement de texte et de la suite Microsoft Office.
- Autonome et axé sur les objectifs qui cherche à accomplir le travail plutôt qu'à attendre des instructions.
- Bon joueur d'équipe avec capacité d'interagir avec tact et efficacité avec le personnel à tous les niveaux.
- Volonté de demander l'aide de superviseurs/collègues et d'apprendre d'eux.
- Capacité à traiter avec précision et à accomplir des tâches quotidiennes selon des normes spécifiques.
- Capacité à fonctionner efficacement dans des équipes multidisciplinaires dans un environnement de gestion matricielle.
- Capacité à respecter les priorités de travail et à répondre de manière créative aux demandes des clients.
- Compétences interpersonnelles démontrées, initiative, débrouillardise, gestion efficace du temps, compétences organisationnelles et capacité à traiter des informations confidentielles.
- Capacité de réussir les tests pertinents du Groupe de la Banque en vigueur au moment du recrutement (par exemple, tests de rédaction d'anglais et de français, applications informatiques, etc.
Compétences
Gestion de projet/tâches
- Assure le suivi jusqu'à ce que les tâches assignées soient terminées, en demandant conseil si nécessaire.
- Prête attention aux détails et garantit des produits de bonne qualité. Ne répète pas les mêmes erreurs.
- Prend des mesures pour identifier et résoudre les problèmes courants et non courants.
- Acquiert une connaissance des principaux programmes et produits de l'Unité.
- Capable de décrire la mission de la Banque mondiale.
- Interagir avec les clients internes et/ou externes, Washington et les bureaux extérieurs
Communication
- S'exprime, écoute et participe aux réunions et aux dialogues.
- Partage ses connaissances et ses informations de manière appropriée. Fournit des informations exactes en temps opportun.
- Traite les documents confidentiels avec jugement et tact.
Travail d'équipe
- Fait connaître ses points forts et recherche des occasions de contribuer,
- Participe à la résolution des obstacles à un travail d'équipe efficace.
- Connaissances institutionnelles et expertise fonctionnelle
- Comprend où aller pour obtenir des informations sur les politiques, les procédures et la technologie institutionnelles
- Utilise des applications (par exemple, Excel, PowerPoint) pour réaliser et exécuter des tâches courantes.
- En tant que représentant du Groupe de la Banque mondiale, toutes les activités professionnelles doivent être conformes à nos valeurs fondamentales : honnêteté personnelle, intégrité, engagement, travail en équipe des équipes - avec ouverture et confiance ; responsabiliser les autres et respecter les différences ; encourager la prise de risque et la responsabilité ; apprécier notre travail et nos familles.
Le Groupe de la Banque mondiale offre des avantages sociaux complets,
notamment un plan de retraite, une assurance médicale, vie et invalidité,
ainsi que des congés payés, y compris un congé parental, ainsi que des
aménagements raisonnables pour les personnes handicapées.
Nous sommes fiers d’être un employeur garantissant l’égalité des chances et
l’inclusion, doté d’une main-d’œuvre dévouée et engagée, et nous ne pratiquons
aucune discrimination fondée sur le sexe, l’identité de genre, la religion, la
race, l’origine ethnique, l’orientation sexuelle ou le handicap.
Apprenez-en davantage sur le travail à la
Banque mondiale et
à l’IFC
, y compris nos valeurs et nos histoires inspirantes.
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