Passionate about making a difference in refugee protection and inclusion?
Description of assignment title: Supply Assistant
Assignment country : Cameroon
Expected start date : 01/09/2025
Volunteer category : National UN Volunteer Specialist
Eligibility criteria : Age : 18 - 80
Mission and objectives
Le Haut Commissariat des Nations Unies pour les réfugiés (HCR) a été créé le 14 décembre 1950 par l'Assemblée générale des Nations Unies. Cette agence a pour mandat de diriger et de coordonner l'action internationale visant à protéger les réfugiés et à résoudre les problèmes liés aux réfugiés dans le monde entier. Son objectif principal est de protéger les droits et le bien-être des réfugiés. Elle s'efforce de garantir que chacun puisse exercer son droit de demander l'asile et de trouver refuge dans un autre État, avec la possibilité de retourner volontairement dans son pays d'origine, de s'intégrer localement ou de se réinstaller dans un pays tiers (www.unhcr.org).
Context
L'Agence des Nations Unies pour les réfugiés (HCR) au Cameroun est présente dans tout le pays et travaille en collaboration avec le gouvernement et d'autres partenaires humanitaires et de développement afin d'offrir protection et assistance aux personnes en situation de déplacement forcé. Compte tenu de la situation prolongée de nombreux réfugiés au Cameroun en raison de la persistance de certaines crises, la réponse apportée jusqu'à présent a présenté de nombreuses limites. Les réfugiés restent dépendants de l'aide humanitaire. Les solutions humanitaires mises en œuvre jusqu'à présent ne sont plus adaptées aux besoins des personnes déplacées de force et apatrides, ce qui nécessite un changement dans la réponse apportée. Description de la tâche
Task description
Sous la supervision directe du Supply Officer, le volontaire Supply Assistant a pour rôle de : Soutien aux activités d'approvisionnement
• Apporter un appui aux processus d’approvisionnement conformément aux règles et procédures de la chaîne d’approvisionnement du HCR, afin de garantir une livrai-son rapide et de qualité des biens et services aux personnes concernées.
• Participer à la préparation des demandes d’achat, des demandes de cotation et des appels d’offres.
• Élaborer des tableaux récapitulatifs des offres et préparer les bons de commande pour approbation.
• Transmettre les bons de commande approuvés et assurer le suivi de la livraison des produits et services commandés. Gestion logistique et entreposage
• Contribuer à la gestion des entrepôts et au stockage des marchandises, en respec-tant les meilleures pratiques et les normes du HCR.
• Appuyer le processus de dédouanement des envois, y compris la rédaction des demandes d’exemption et la coordination des livraisons. Suivi et documentation
• Tenir des registres précis et complets des activités d’approvisionnement.
• Fournir des rapports périodiques et des mises à jour sur demande concernant l’état des demandes, la disponibilité des articles et la gestion des actifs.
• Maintenir des données exactes dans les systèmes commerciaux pertinents et compiler des statistiques utiles à la prise de décision. Gestion des fournisseurs
• Identifier et évaluer les fournisseurs selon leur capacité à fournir les biens et ser-vices requis.
• Mettre à jour les bases de données des fournisseurs et des articles. Coordination
• Assurer la liaison au niveau local pour appuyer efficacement les opérations d’approvisionnement dans le cadre des activités En plus de ce qui précède, les Volontaires des Nations Unies sont censés :
• Renforcer leurs connaissances et compréhension du concept du volontariat en lisant la do-cumentation mise à disposition par le programme VNU, les publications externes et prendre
Résultats attendus :
Le titulaire du poste est attendu à assurer un appui efficace aux processus d’approvisionnement, en conformité avec les règles et procédures de la chaîne d’approvisionnement du HCR, afin de garantir la livraison rapide et de qualité des biens et services aux personnes concernées. Il contribue activement à la préparation des demandes d’achat, de devis et d’appels d’offres, ainsi qu’à l’élaboration des tableaux récapitulatifs et à la préparation des bons de commande, tout en assurant leur transmission et le suivi des livrai-sons. Il participe à la gestion logistique, notamment à travers le suivi du stockage des mar-chandises dans les entrepôts et l’appui au processus de dédouanement. Il est également responsable de la tenue de registres précis, de la production de rapports périodiques et de la mise à jour des données dans les systèmes commerciaux, afin de soutenir la prise de déci-sion. Par ailleurs, il identifie et évalue les fournisseurs, met à jour les bases de données cor-respondantes, et assure la liaison au niveau local pour faciliter les opérations d’approvisionnement dans le cadre des activités nationales.
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Fleet Manager Assistant
Assignment country : Cameroon
Expected start date : 01/09/2025
Volunteer category : National UN Volunteer Specialist
Eligibility criteria : Age : 18 - 80
Mission and objectives
Le Haut Commissariat des Nations Unies pour les réfugiés (HCR) a été créé le 14 décembre 1950 par l'Assemblée générale des Nations Unies. Cette agence a pour mandat de diriger et de coordonner l'action internationale visant à protéger les réfugiés et à résoudre les problèmes liés aux réfugiés dans le monde entier. Son objectif principal est de protéger les droits et le bien-être des réfugiés. Elle s'efforce de garantir que chacun puisse exercer son droit de demander l'asile et de trouver refuge dans un autre État, avec la possibilité de retourner volontairement dans son pays d'origine, de s'intégrer localement ou de se réinstaller dans un pays tiers (www.unhcr.org).
Context
L'Agence des Nations Unies pour les réfugiés (HCR) au Cameroun est présente dans tout le pays et travaille en collaboration avec le gouvernement et d'autres partenaires humanitaires et de développement afin d'offrir protection et assistance aux personnes en situation de déplacement forcé. Compte tenu de la situation prolongée de nombreux réfugiés au Cameroun en raison de la persistance de certaines crises, la réponse apportée jusqu'à présent a présenté de nombreuses limites. Les réfugiés restent dépendants de l'aide humanitaire. Les solutions humanitaires mises en œuvre jusqu'à présent ne sont plus adaptées aux besoins des personnes déplacées de force et apatrides, ce qui nécessite un changement dans la réponse apportée.
Task description
Sous la supervision directe du Supply Officer, le volontaire Assistant Fleet Manager a pour rôle de :
1. Planification et gestion de la flotte
• Appliquer la stratégie de gestion du parc automobile du HCR dans la planification des acquisitions, de l’entretien et du remplacement des véhicules et accessoires.
• Réaliser des analyses de dépenses à partir des données historiques pour identifier les tendances et orienter les achats et les accords-cadres.
• Conseiller les bureaux sur la taille optimale du parc et sur les mécanismes d’optimisation de l’utilisation des véhicules (mise en commun, attribution).
2. Coordination des opérations et des partenaires
• Agir comme point focal pour les commandes de véhicules, en tenant compte des stratégies locales et des besoins à court et moyen terme.
• Coordonner les activités des partenaires de mise en œuvre et des prestataires liés à la flotte, en veillant au respect des procédures du HCR.
• Répondre aux demandes d’information et de conseils, en coordonnant les réponses entre les différentes entités concernées. 3. Suivi et reporting
• Fournir des rapports réguliers et personnalisés sur la gestion du parc automobile, incluant les données sur les actifs et les indicateurs de performance.
• Contrôler la qualité et l’exactitude des données dans les systèmes commerciaux (FleetWave, VTS, Cloud ERP).
• Compiler et analyser les statistiques pour identifier les tendances et appuyer la prise de décision.
4. Gestion administrative et réglementaire
• Assurer le suivi des documents administratifs des véhicules : immatriculations, cartes grises, prorogations IM5, assurances, autorisations de vente aux enchères.
• Planifier les visites techniques et assurer le suivi des apurements des ATN après les ventes aux enchères.
5. Suivi des actifs et des mouvements
• Suivre les mouvements des actifs conformément aux SOPs : dotations, réaffectations, déclassements, donations.
• Gérer les fiches de remise et reprise, informer le focal point des actifs pour mise à jour dans Cloud ERP, VTS, et ajuster les rattachements des tomcards carburant et régimes ATN si nécessaire.
6. Gestion des stocks et inventaires
• Participer aux réceptions et inventaires des pièces de rechange, pneus, carburant en vrac (véhicules, générateurs, motos).
• Suivre les stocks morts, organiser les transferts pour donations ou ventes aux en-chères.
7. Suivi des incidents et réparations
• Assurer le suivi des incidents, déclarations, remboursements, réparations et archivage des dossiers. 8. Saisie et mise à jour des données
• Saisir les données dans FleetWave :
• Carburant (fichier mensuel en lien avec GFM Fuel Management)
• Maintenance et réparations (véhicules, générateurs) en coordination avec AIRD et CFAO
9. Sensibilisation et conformité
• Promouvoir l’adhésion aux politiques, normes et directives du HCR en matière de gestion de flotte. • Contrôler leur application dans la zone de responsabilité. 10. Autres tâches
• Accomplir toute autre tâche liée à la gestion de la flotte selon les besoins opération-nels. En plus de ce qui précède, les Volontaires des Nations Unies sont censés :
• Renforcer leurs connaissances et compréhension du concept du volontariat en lisant la do-cumentation mise à disposition par le programme VNU, les publications externes et prendre
13. Résultats attendus :
L’Assistant Fleet Manager est chargé de garantir une gestion efficace, conforme et optimi-sée du parc automobile du HCR. Il veille à la planification rigoureuse des acquisitions, de l’entretien et du remplacement des véhicules, tout en assurant la saisie et le suivi précis des données dans les systèmes dédiés. Il contribue à la réduction des coûts par l’analyse des tendances et l’optimisation de l’utilisation des ressources. Il assure également la coordination avec les partenaires et prestataires, le suivi administratif et réglementaire des véhicules, ainsi que la gestion des stocks et des mouvements d’actifs. Enfin, il fournit un appui opérationnel réactif, notamment en situation d’urgence, et veille à la conformité avec les politiques et pro-cédures du HCR.
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