AVIS DE VACANCE DE POSTE
Titre : Consultant (e) Assistant Administratif programme
Nombre de postes : 02
Lieu de travail : Douala - Littoral
Rend compte à : Directeur des opérations / SDM
Date limite de dépôt des candidatures : 14 février 2024
La Fondation Elizabeth Glaser Paediatric Aids est un leader mondial dans la lutte contre le VIH et le sida chez les enfants. Elle opère dans 19 pays et plus de 5 500 sites dans le monde pour prévenir la transmission verticale du VIH aux enfants et aider ceux qui sont déjà infectés. Aujourd'hui, grâce au travail fructueux de la Fondation et de ses partenaires, le sida pédiatrique a été pratiquement éliminé aux États-Unis.
Avec un effectif mondial de plus de 1 000 personnes dont neuf sur dix travaillent sur le terrain la mission mondiale de la Fondation consiste à mettre en œuvre des programmes de prévention, de soins et de traitement du VIH, à faire progresser la recherche innovante et à mener des actions de plaidoyer stratégiques et ciblées à l'échelle mondiale afin d'apporter des changements spectaculaires dans la vie de millions de femmes, d'enfants et de familles à travers le monde. Pour plus d'informations, visitez notre site web : www.pedaids.org. La Fondation Elizabeth Glaser Paediatric AIDS recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) de programme pour fournir une assistance administrative aux équipes techniques de district d'EGPAF Cameroun dans les domaines de la coordination des achats, de la coordination administrative/financière, de la logistique, de la coordination des stocks sur le terrain ainsi que de la liaison entre les équipes techniques et opérationnelles pour la coordination des opérations quotidiennes.
Principales responsabilités Soutien et coordination des achats
- Recueillir chaque semaine les formulaires de demande d'approvisionnement (PRF) approuvés par les responsables de site dans le district soutenu désigné.
- Consolide chaque PRF de site en un PRF principal et le soumet au directeur de projet pour approbation, assure le suivi de l'approbation et le soumet au service des achats.
- tient un registre de toutes les PRF principales soumises par district et fournit des mises à jour hebdomadaires aux responsables de site, aux AT et à l'ELT du Cameroun sur l'état d'avancement des achats
- Fournit la liste de distribution au responsable de l'inventaire et vérifie que les fournitures ont été distribuées et reçues dans les sites conformément aux spécifications du PRF.
Soutien et coordination des finances
- Aider à préparer les demandes d'avances de fonds du personnel du district soutenu et au niveau du site.
- Préparer les budgets pour les ateliers, les séminaires et les formations conformément au plan de travail et au budget du projet.
- Veiller à ce que les demandes d'avances de fonds soient traitées en temps voulu.
- Travaille avec l'équipe financière et les équipes de district pour fournir les documents justificatifs pour les paiements par argent mobile.
- En cas d'approbation, peut effectuer des paiements en espèces directement aux participants, par exemple pour les groupes de soutien aux adolescents, en coordination avec les responsables de site et l'équipe financière.
- Assurer la liaison avec l'équipe financière pour fournir des rapports sur les avances non remboursées aux chefs de district et transmettre toute avance non remboursée depuis plus de 30 jours au directeur de projet et au directeur national.
- Soutenir et assurer la liaison avec l'équipe financière pour veiller à ce que toutes les feuilles de temps des équipes de district soutenues soient soumises dans les délais.
Soutien administratif et coordination
- Coordonner la logistique des ateliers, des séminaires et des formations pour les districts soutenus.
- Rédiger les procès-verbaux des réunions de temps à autre
- Organiser les déplacements
- Soumettre et rapprocher les notes de frais
- Maintenir les systèmes d'archivage informatique et manuel
- Mettre en œuvre des tâches de bureau et des processus administratifs
Qualifications requises
- Formation : Au moins un diplôme national supérieur en administration/gestion de bureau, en secrétariat ou dans d'autres domaines connexes.
- Expérience : Au moins 2 ans d'expérience dans un poste similaire. Une expérience dans des ONG locales et/ou internationales est un atout.
- Langue : La maîtrise du français est une exigence essentielle du poste, et une connaissance pratique de l'anglais est un atout.
Compétences requises
- Bonnes aptitudes à la communication ;
- Bonne capacité d'organisation et de planification ;
- Capacité à travailler avec un minimum de supervision ;
- Flexibilité et sens aigu de la confidentialité ;
- Être créatif et avoir le sens du service
- Bonne maîtrise du Pack Microsoft Office
Comment postuler ?
- Les candidats qualifiés doivent soumettre un CV et une lettre de motivation par mail au CameroonProcurement@pedaids.org avec pour objet : Consultant(e) Assistant Administratif programme
Veuillez noter que seuls les candidats présélectionnés répondant aux exigences ci-dessus seront contactés.
Les candidatures ne sont acceptables qu'à travers le lien ci-dessus.
DELAI FERME DE RECEPTION LE 14 FEVRIER 2024 A 17H
VACANCY ANNOUNCEMENT
Title: Program Admin Consultant
Number of Positions: 02
Location: Douala - Littoral
Reports to: Operations Director / SDM
Applications Due: February 14, 2024
Elizabeth Glaser Paediatric Aids Foundation is a global leader in the fight against HIV and AIDS in children. It operates in 19 countries and more than 5,500 sites worldwide to prevent vertical transmission of HIV to children and to help those already infected. Today, thanks to the successful work of the Foundation and its partners, paediatric AIDS has been virtually eliminated in the United States. With a global workforce of more than 1,000 people - nine out of 10 of whom work in the field - the Foundation's global mission is to implement HIV prevention, care, and treatment programs; advance innovative research; and conduct strategic and focused global advocacy to bring dramatic change to the lives of millions of women, children and families around the world. For more information, visit our website: www.pedaids.org.
The Elizabeth Glaser Paediatric AIDS Foundation is seeking a Program Admin Assistant to provide administrative assistance to EGPAF Cameroon's district technical teams in the areas of procurement coordination, administrative/financial coordination, logistics, field stock coordination as well as liaison between technical and operational teams for the coordination of daily operations, facilitating the planning and timely execution of mutual tasks.
The Program Admin Assistant shall demonstrate versatility by working in close collaboration with Human Resources, Procurement, Finance and Logistics Units.
Main Responsibilities
Procurement Support & Coordination
- Collects approved procurement request forms (PRF) from site leads in the designated supported district on a weekly basis
- Consolidates each of the site PRFs into a master PRF and submits to the project director for approval, follows up on approval and submits to the procurement department
- Maintains a log of all master PRFs submitted per district, and provides weekly updates to the site leads, TAs, and Cameroon ELT on the status of the procurements
- Provides the distribution list to the inventory officer and verifies that supplies/commodities have been distributed and received in the sites as per the PRF specifications
Finance Support & Coordination
- Assist in preparing cash advance requests from the supported district staff and site leve
- Prepare budgets for workshops, seminars and trainings in accordance with the project work plan and budget.
- Ensures cash advance requests are processed on a timely basis
- Works with finance team and district teams to provide the supporting documents for mobile money payments
- When approved, can make payments via cash directly to participants e.g. for adolescent support groups in coordination with the site leads and finance team.
- Liaises with finance team to provide outstanding advances reports to the district leads and escalates any advances outstanding more than 30 days to the project director and country director
- Supports and liaises with finance team to ensure that all timesheets for supported district teams are submitted on a timely basis
Admin Support & Coordination
- Coordinates the logistics for workshops, seminars and trainings for supported districts
- Documenting meeting minutes from time to time
- Book travel arrangement
- Submit and reconcile expense reports
- Maintain computer and manual filing systems
- Implement clerical duties and administrative processes
Required Qualifications
- Training: At least a High National Diploma in Administration/Office Management, Secretarial Studies or other related fields
- Experience: At least 02 years of experience in a similar position. Experience in local and/or international NGOs is an asset.
- Language: Fluency in French is a core requirement of the job, and working knowledge of English is an advantage
Required Skills
- Good communication skills;
- Good organizational & planning skills;
- Ability to work with minimal supervision;
- Flexibility & strong sense of confidentiality;
- Be creative and have a sense of service
- Good command of the Pack Microsoft Office
How to apply ?
- Qualified candidates should submit a CV and cover letter to cameroonprocurement@pedaids.org with the Object PROGRAM ADMIN CONSULTANT
Please note that only shortlisted applicants meeting the above requirements will be contacted.
FIRM DATELINE FOR SUBMISSION FEBRUARY 14th 2024 AT 5 PM
(Augmenter vos chances d’être retenu en créant un CV professionnel. Cliquez ICI pour créer votre CV)
Vous avez des questions par rapport à cette offre ? Laissez votre préoccupation ici en commentaire.